تتبع الادارة العامة لتقنية المعلومات قواعد خاصة لتسمية البريد الإلكتروني والمجموعات البريدية و إنشاء رمز البريد الإلكتروني للجهات الرسمية ضمن الهيكل التنظيمي للجامعة ومن امثلتها ( ادارة الجامعة والكليات والمراكز والعمادات ... الخ ) وتعتبر الجهة مستقلة إذا كان لها رقم جهة رئيسي مستقل بنظام شؤون الموظفين، وتعتبر الجهة تابعة إذا كان لها رقم جهة تابع لجهة رئيسية بنظام شؤون الموظفين ، وفي حالة أن الجهة ليس لديها رقم جهة في نظام شؤون الموظفين سيتم اعتماد مرجعيتها لرقم الجهة التابعة لها من حيث الاختصارات وتنص القواعد بعدد خمس مواد كالتالي :

المادة 1: القواعد العامة لتسمية عنوان البريد الالكتروني الرسمي للجهات :

يتألف رمز البريد من الأجزاء التالية بحيث يفصل بين الأجزاء "شرطة " - " ، حيث يمثل :

• الجزء الاول : اختصار اسم الجهة الرسمية ،حسب المادتين رقم(3-1)(3-2).
• الجزء الثاني : اختصار الغرض من البريد. مثلا : اسم القسم أو منصب او لجنة او نادي..الخ ،حسب المادة رقم (3-3).
• في حال الفروع يتم إضافة اختصار للفرع في نهاية التسمية للجزء الأول بدون "-" ،حسب المادة رقم(3-4).

المادة 2: القواعد العامة لتسمية المجموعات البريدية الرسمية للجهات :

تمنح الادارة العامة لتقنية المعلومات صلاحية إنشاء المجموعات البريدية للجهات وتتبع تسمية المجموعات البريدية القواعد العامة ..الموضحة في المادة (1) ، كما يجب مراعاة أن لا يكون مسمى المجموعة البريدية مستخدم مسبقا كعنوان لبريد رسمي للجهة .ويتم إضافة كلمة " group" . مثلا : المجموعة البريدية الخاصة بخريجات الكلية التطبيقية .
acg-alumnigroup@kau.edu.sa

المادة 3: اختصارات التسمية : يجب الإلتزام بالمسميات واختصاراتها المعتمدة من الجداول التالية :

(1-3) المسميات والاختصارات المعتمدة للإدارة العليا :

(2-3)  المسميات والاختصارات المعتمدة للجهات :

(3-3) المسميات والاختصارات المعتمدة للجهات الفرعية :  

(4-3) جدول اختصارات الفروع :

المادة 4: الحالات الخاصة في تسمية عنوان البريد الالكتروني الرسمي للجهات:

يمكن استثناء التسمية من القواعد الواردة بالمادة رقم (1) وذلك بطلب رسمي ، على  أن لا يكون المسمى محجوز أو مستخدم مسبقا كعنوان لبريد رسمي لجهة أخرى بالجامعة، وذلك حسب الحالات التالية :
  أ . البريد الإلكتروني للمناصب القيادية العليا .  
        مثلا: عميد dean ، وكيل ViceDean.

  ب. البريد الإلكتروني المخاطبة جهات خارجية رسمية . 
        مثلا : البريد الإلكتروني العلاقات العامة (  pr@kau.edu.sa ).

  ج. البريد الإلكتروني الفعاليات والمناسبات كاللجان والكراسي والهيئات والمؤتمرات والمنصات والمجالس على مستوى الجامعة بعد أخذ الموافقات والاعتمادات من الجهات ذات الصلاحية. 
        مثلا : البريد الإلكتروني للهيئة الاستشارية (  aboard@kau.edu.sa ).

المادة 5: إجراءات طلب الخدمة :

يمر طلب إنشاء بريد إلكتروني ومجموعة بريدية بعدة مراحل:   
أ - مرحلة الطلب : 
  1- البريد الرسمي : يتم طلب البريد الإلكتروني من خلال نظام إتمام . (المسار) . 
تقديم الطلب من خلال نظام إتمام عبر الرابط التالي:     https://itmam.kau.edu.sa
 وذلك بإنشاء طلب جديد ← خدمات البريد الإلكتروني والرسائل النصية ← من القائمة اختيار إنشاء رمز بريدي رسمي للجهات واكمال البيانات ومن ثم الضغط على موافق 

   2- المجموعات البريدية: يتم طلب مجموعة بريدية من خلال نظام مارز ، ولكن يتطلب وجود صلاحية للدخول الى نظام مارز لمقدم الطلب . ( المسار) .
(الدخول لنظام مارز ← اختيار الجهة التابع لها مقدم الطلب من المواقع المتاحة ← وسائل التواصل ← طلب مجموعات بريدية ← طلب مجموعات ← طلب جديد واكمال البيانات ومن ثم الضغط على أيقونة طلب مجموعة )
 
ب- مرحلة التدقيق والمراجعة : 
   1- البريد الالكتروني : تتم مراجعة الطلب من حيث :
       - مطابقته للقواعد المنظمة لتسمية البريد الإلكتروني .
       - عدم التكرار .
       - عدم تجاوز عدد الحقول (20) .
 وفي حالة عدم مطابقته للقواعد في هذه الحالة قد يتم التواصل من قبل الادارة العامة لتقنية المعلومات من خلال قنوات التواصل المختلفة مع مقدم الطلب واقتراح تسمية حسب القواعد المتبعة للتسمية للاعتماد والموافقة من قبل طالب الخدمة على البريد المقترح .

   2-المجموعات البريدية : تتم مراجعة الطلب من حيث مطابقته للقواعد المنظمة لتسمية المجموعة البريدية وعدم التكرار.
 
ج- مرحلة تنفيذ الطلب : 
  1-البريد الالكتروني: تتم هذه المرحلة بعد الموافقة من قبل طالب الخدمة على البريد المقترح من قبل الادارة العامة لتقنية المعلومات ثم الرد على مقدم الطلب بالمعلومات اسم المستخدم وكلمة المرور ويتم اغلاق الطلب.

  2-المجموعات البريدية: تتم هذه المرحلة بعد التأكد من مطابقتها للقواعد المنظمة لتسمية المجموعات البريدية من قبل الادارة العامة لتقنية المعلومات ومن ثم يتم اعتماد الطلب و في حالة عدم مطابقته يتم رفض الطلب مع توضيح سبب الرفض .