أفضل الممارسات التي ينبغي مراعاتها للبريد الإلكتروني من أجل الحفاظ على الخصوصية والاستخدام الامثل للخدمة كالتالي :

1. على كافة المستخدمين التحلي بحُسن التقدير فيما يختص بمعقولية الاستخدام الشخصي للبريد الالكتروني.
2. على كافة المستخدمين عدم الاشتراك في أية أنشطة غير قانونية كالدخول غير المصرح به، والاختراق، أو التسبب بإدخال مايضر بالحواسيب أو إدخال الفيروسات، أو القيام بتصرفات من شأنها التسبب في تعطيل استخدام البريد الالكتروني والتي قد يعاقب عليها النظام .
3. يرجى الحفاظ على عدم تضمين البريد الالكتروني بالمحتوى الغير مرغوب فيه والضار والتصيد ومن الأمثلة على المحتوى أو السلوك غير المرغوب فيه:
   • المحظورة : ان البريد الإلكتروني لايستخدم لإنشاء أو توزيع أي هجوم، أو الرسائل التخريبية، بما في ذلك رسائل تتضمن تعليقات مسيئة عن العرق أو الجنس أو السن أو التوجه الجنسي، المواد الإباحية، والديني أو المعتقدات السياسية، أو الأصل القومي أو الإعاقة.
   • إرسال رسائل إلكترونية تطوعية أو غير مرحب بها.
   • إرسال أو تحميل الرسائل أو الصور المغرضة أو ذات المحتوى التهديدي أو كل ما يشابه ذلك.
   • تحميل أو استخدام معلومات أو مواد محمية بأنظمة الحماية الفكرية.
   • إرسال رسائل إلكترونية تنتهك قانون CAN-SPAM أو أية قوانين أخرى لمكافحة المحتوى غير المرغوب فيه
   • بيع أو تبادل أو نشر عناوين البريد الإلكتروني لأي شخص بدون موافقته.
   • استخدام Gmail في تنفيذ مخططات احتيالية أو خداع المستخدمين بأية وسيلة أخرى
   • إرسال رسائل غير مصرح بها عبر خوادم مفتوحة أو خوادم جهات خارجية.
   • توزيع برامج ضارة مثل الفيروسات والفيروسات المتنقلة ونقاط الخلل وأحصنة طروادة والملفات التالفة وأية عناصر أخرى من هذا القبيل ذات طبيعة تخريبية أو خداعية.
   • استخدام التصيد للمحاولة في التخفي في هوية كاذبة للحصول على بيانات المستخدمين الآخرين مثل كلمات المرور والتفاصيل المالية وأرقام الهوية الصادرة عن جهات حكومية.

   على المنسوبين الذين يحصلون على أي رسائل بريد الإلكتروني مشابه لهذا المحتوى أن يبلغوا الأمر إلى عمادة تقنية المعلومات على الفور عبر بريد (help@kau.edu.sa ) ليتم اتخاذ الاجراء اللازم .

   1. عدم استخدام البريد الالكتروني الجامعي في النشاطات التجارية، ما لم يصدر بشأنه موافقة الجهات المختصة في الجامعة.
   2. ينبغي عدم نقل المعلومات الشخصية أو إطلاع أية جهة أخرى عليها.
   3. لا يسمح للمستخدمين، وتحت أي ظرف من الظروف بتبادل أسماء المستخدمين وكلمات المرور فيما بينهم.
   4. يجب الحفاظ على خصوصية وسرية اسم المستخدم وكلمة المرور إلى البريد الالكتروني، وأن يتم تخصيصها واستخدامها بصورة آمنة.
   5. على كافة موظفي الجامعة الالتزام بالقواعد التي ينصح بها للاطلاع اضغط هنا عند اختيارهم لكلمات المرور الخاصة بهم.
   6. يجب العمل فورا على تغيير كلمة المرور في حالة وجود أي شك بانكشافها وإبلاغ عمادة تقنية المعلومات عبر البريد (help@kau.edu.sa ).
   7. يسمح لمستخدمي البريد الالكتروني الجامعي الاستفادة من  المميزات  المتاحة في Google Apps بغرض الإفادة منها لأهداف تخدم العمل الرسمي من النواحي الإدارية والأكاديمية والبحثية وخدمة المجتمع.
   8. يحق للمنسوب الاشتراك في المجموعات البريدية التي تحقق أهداف العمل وليس أهداف شخصية .
   9. يتم حذف الموظف من كل المجموعات فور طى قيده من الجامعة .
   10. يتم حذف بريد الموظف بعد تقاعده فى حاله عدم استخدامه للبريد لمدة عام كامل .
   11. يتم تقيد الاستخدام حسب قوانين المملكة المعمول بها مع عدم وضع صور مخالفة أو استخدام البريد أو تغيير البيانات الخاصة بالمستخدم من معلومات الشخصية أو اسم المعرف أو صورة المعرف وما يتبعها من مسمى صور أو ما شابه ذلك إلى اي دلالات لا تتوافق مع سياسات وقوانين المملكة أو سياسات الجامعة المنشورة.