تأمين الادوات المكتبية والمستلزمات والقرطاسية :-

تقوم إدارة المستودعات بتامين جميع احتياجات قطاعات الجامعة من الأدوات المكتبية والقرطاسية والأثاث المكتبي حيث تقوم الإدارة سنوياً بطرح منافستين هما:

1. تأمين المستودع من الأثاث المكتبي .

2. تأمين المستودع  من القرطاسية والأدوات المكتبية .

وكما تمثل إدارة العقود والمشتريات الشراء الورقي والحصول على أفضل العروض  المطابقة للمواصفات فإن إدارة المستودعات تمثل الشراء الحقيقي للأصناف ففي مستودعات الجامعة يتم استلام الأعيان المختلفة من قبل المختصين بالمستودع العام وفقاً للشروط والمواصفات الفنية المعتمده من قبل اللجان المختصه.

كيف يتم صرف تلك الأعيان :

يتم تعبئة نموذج طلب صرف أعيان محدداً فيه الأصناف التي تحتاجها الجهة متضمناً   رقم الصنف واسم الصنف والكمية المطوبة . وفي الإدارة يتم تحديد الكميات المصروفة من الأعيان وفقا( لحجم الجهة ، الأرصدة المستودعية من الصنف ، الفترة الزمنية بين  الطلبيات  من الجهة ) وذلك لضمان استمرارية التغذية المستمرة من الاحتياجات المتنوعة يتم من خلالها  تحرير  طلب  صرف مواد نموذج رقم (7) للاعيان المطلوبة والمصروفة يتضمن الأعيان المراد صرفها وتحال إلى أمين المستودع العام للصرف والتنسيق مع الجهة المستفيدة لاستلام للأعيان .

بالنسبة للأثاث يتم صرف الأثاث للسادة ( أعضاء هيئة التدريس – الإداريين – الفنيين ) بعد إرفاق قرارات التعيين أو النقل .

إرجاع المواد

عادة ترجع الأصناف إلى مستودع الرجيع كل ( 3 ) شهور على الأقل للأسباب الآتية :

انتهاء الغرض الذي صرفت من اجله تلك الأصناف .

زيادة عن الحاجة الفعلية أو انتقاء الحاجة لها او تلفها.

ويستخدم في ذلك مستند ارجاع نموذج رقم (9) تعده الجهة المرجعة للأصناف موقع من قبل الرئيس المسؤول ويرسل مع الأصناف الى ادارة المستودعات

يكون البت في أمر الأصناف المرجعة من صلاحية لجنة فحص الرجيع ومن اختصاصها إبداء التوصيات بشأن تلك الأصناف المرجعة من حيث اضافتها للرصيد المستودعي فيما إذا كانت جديده أو صالحه للإستعمال؛ أو إصلاحها اذا كانت الفائده من إعاداة استعمالها تربو على تكاليف الاصلاح مع بيان نوع الاصلاح أو عن طريق البيع أو الإتلاف وذلك مع مراعاة المصلحة العامه في جميع الأحوال

اقتراحات البيع أو الإتلاف.

( أ ) إصلاح الأصناف :

إعداد مستند صرف أصناف رجيع نموذج رقم (10) مدرج بها الأصناف المراد اصلاحها بعد اشعار إدارة المستودعات

بالإصلاح وبعد عملية الاصلاح يتم تحرير محضر الاستلام نموذج  رقم (3)  ويتم من خلال هذا المحضر إدخالها  للرصيد المستودعي  حسب النظام .

( ب ) بيع الأصناف :

في حالة تقرير بيع الاصناف  المرجعة يتبع الاتي:

إخطار مراكز التدريب المهني بالأصناف  المراد بيعها .

بالنسبة للأصناف المتبقية تشعر الجهات الحكومية بها  وكذلك قطاعات الجامعة .

وبعد ذالك يتم الاعلان عن بيع تلك الاصناف المراد بيعها

وبعد أجراء عملية البيع يحررمستند صرف أصناف رجيع رقم (10) تسلم للمشتري صورة منه لإخراج  الاصناف من المستودع والاصل يرفق مع كامل المعاملة للإدارة المالية لتوريد قيمة البيع  ومن ثم تسليم الاعيان للمشتري , وصوره ترسل الى ادارة مراقبة المخزون مع صورة مستند الارجاع بعد اجراء التسويات اللازمة.

( ج ) إتلاف الأصناف :

إذا لم يتم استعمالها أو إصلاحها أو بيعها بعد موافقة وزارة المالية  يتم إتلاف الأعيان وفق محضر بذلك من قبل لجنة مختصه ويحرر في ذالك مستند صرف اصناف رجيع نموذج رقم  (10) لتنفيذ ذلك وتخطر أعضاء لجنة الإتلاف بصور من ذلك وتشكل اللجنة لهذا  الغرض تقوم بأعداد محضر بهذه الحالة .

     الرقابة المستودعية :

رقابة داخلية
تقوم بها الإدارات ذات الصلاحية ( إدارة المستودعات – مراقبة المخزون ).

رقابة خارجية
ديون المراقبة – الإدارة المركزية للمشتريات الحكومية بوزارة المالية وفقاً للنظام مادة ( 29 ) .

أحكام عامه:

مادة (36)

يمنع كل محو أو كشط أو شطب في أي رقم أو عباره عند استعمال النماذج المستودعية وحين حدوث سهو أو خطأ يجرى التصحيح اللازم بالمداد الأحمر ( القلم الأحمر ) ويوقع أمامه الموظف المختص ورئيسه المباشر واذا ترتب على التصحيح وجوب تعديل للأرقام فيتعين التعديل رقما وكتابة.

الهدايا والهبات والتبرعات :

مادة(12):

مع عدم الاخلال بأحكام هذه القواعد، يتبع في شأن استلام وصرف أصناف كهدايا وهبات وتبرعات مايلي:

أولا- في حالة الاستلام:

عند ورود تلك الأصناف تفحص من قبل لجنة وتبين حالتها وتسلم للمستودع المختص ويقطع بها مذكرات إستلام حسب الحال مع اثبات اسم الجهة المتبرعة وإيضاح عبارة ( منح . هدايا . هبات . تبرعات ) في حقل الملاحظات. على أن يرسل أصل مذكرة الإستلام أو أصل محضر الإستلام إلى إدارة أو قسم أو وحدة مراقبة المخزون. وتوزع باقي الصور وفقا لما هو وارد في أحكام الماده رقم (9) من هذه القواعد.

ثانيا- في حالة الصرف:

يكون صرف تلك الأصناف بناء على تعميد من السلطة المختصه بموجب طلب صرف مواد يتم توزيعه وفقا لأحكام المادة (11) من هذه القواعد بإستثناء مايتعلق بالقيد في بطاقات العهد حيث لاوجوب لإثباته في هذه الحاله. وتحفظ صورتين من طلب الصرف والمستندات المؤيده لدى ادارة أو قسم أو وحدة مراقبة المخزون