قسم
الصادر والوارد العام :
يعتبر قسم
الصادر والوارد العام هو احد ركائز المركز حيث يتفرع منه عدة وحدات وهي :
قسم الصادر العام :
ويقوم
بدور تصدير المعاملات الصادرة من المركز الى جميع قطاعات الجامعة حيث يتم
فرز هذه المعاملات على حسب نوعها ، وينقسم الصادر الى اربعة وحدات :
-
الصادر الداخلي
للمعاملات الدلخلية
-
الصادر الخارجي
والخاص بتصدير المعاملات الخارجية
-
الصادر السري
وتكون مسئولية هذه الوحدة المعاملات السرية فقط بحيث لايطلع على هذه
المعاملات سوى مدير المركز و الموظف المختص .
-
البريد الصادر .
قسم الوارد العام :
يتكون
الوارد العام من اربعة وحدات وهي :
-
الوارد الداخلي :
ويكون مسئول عن المعاملات الواردة من داخل الجامعة حيث يقوم الموظف المختص
باستلام المعاملات من المندوبين وعلى النظام الخاص بمركز الإتصالات وعرضها
على مدير المركز .
-
الوارد الخارجي :
ويختص بالمعاملات الخارجية التي تأتي من خارج الجامعة الى المركز وتوجه بعد
ذلك الى الجهة المختصة .
-
الوارد السري :
حيث يتم استلام المعاملات الواردة من الجهات الداخلية والخارجية وتوجه بعد
ذلك الى مدير المركز أو الى الجهات المختصة .
-
البريد الوارد .
قسم
القرارات :ـــ
1. تصدير
القرارت وذلك بوضع رقم وتاريخ على القرار وحفظ صورة منها في ملفات خاصة
لفهرستها في نهاية العام في أرشيف خاص بالمركز
2. تشتمل القرارت
على عدة أنواع وهي :ـــ
-
تصدير قرارت
الأجازات بجميع أنواعها من اعتيادية ــ مرضية ـــ استثنائية ـــ اضطرارية
ـــ وقرارات الحسومات للغياب
-
تصدير قرارت
التعيين والترقية والإعارة ونقل الخدمات للأكاديميين و الإداريين والفنيين
والمعينين على بند الأجور وعقود الانتساب الموازي والطب الموازي
-
تصدير قرارات
التكليفات للسادة أعضاء هيئة التدريس والإداريين
-
تصدير قرارت
تشكيل اللجان بأنواعها /الدائمة ــ وغير الدائمة
-
تصدير قرارت طي
القيد
-
تصدير قرارت
الانتداب وحضور المؤتمرات والندوات والندب وصرف البدل وصرف العهد المؤقتة
بجميع أنواعها
-
تصدير قرارت
المحاضرات الإضافية وبدل الكتب لأعضاء هيئة التدريس
-
تصدير قرارت
المكافئات بجميع أنواعها
-
تصدير قرارت
تسوية الوضع الأكاديمي
3ــ تصوير القرارت
على حسب توزيع الصور ووضعها في الأدراج المخصصة بالتنسيق مع قسم توزيع الصور
والأساسات
4 ــ إرسال القرارت
المهمة إلى قسم الدعم الفني مثل قرارت التكليفات الأكاديمية والتعيينات
القيادية لتنزيلها على صفحة الانترنت الخاصة بالمركز .
قسم الدعم الفني :ــ
-
العمل على
التنسيق مع مركز تقنية المعلومات فيما يخص تطوير برنامج لاتصالات الرقم
الموحد بما يخدم الحاجة الفعلية للبرنامج .
-
إنشاء رموز
لمستخدمي البرنامج بعد تعبئة نموذج خاص بذلك يحدد فيه صلاحيات المستخدم من
قبل مدير الجهة .
-
تم تخصيص رقم خاص
للمساندة الفنية وهو (65789) للرد على استفسارات مستخدمي النظام وحل
المشاكل التي تطرأ عليهم أثناء الاستخدام لبرنامج الاتصالات .
-
تم تصميم صفحة
ويب من قبل منسوبي القسم وذلك بموقع الجامعة على الإنترنت ليتم نشر
التعاميم والقرارات ودليل المستخدمين الخاص ببرنامج الاتصالات الإدارية .
-
التنسيق مع قسم
القرارات بالمركز بحيث يتم نشر القرارات المهمة مثل (التكليفات ، التعيينات
الأكاديمية ، تشكيل اللجان ) حيث يتم مسحها ضوئياً ووضعها على موقع الجامعة
ويتم إرسالها بالبريد الإلكتروني للأشخاص المعنيين بالقرار .
-
يقوم القسم بنشر
التعاميم الصادرة من إدارة الجامعة والمرسلة إلى قطاعات الجامعة وذلك
بمسحها ضوئياً وإرسالها على صفحة الويب الخاصة بالمركز على موقع الجامعة
بالإنترنت وإلى الأشخاص المعمم عليهم .
قسم توزيع الصور والأساسات :ـــ
1. توزيع
أصول القرارات :ــ
وذلك باستلام أصول
الكليات من قسم القرارت بعد تصديرها وتوزيع الجزء الذي يخص قطاعات الجامعة
الخارجة عن الإدارة مبنى الإدارة العامة من كليات ـــ المستشفى الجامعي ـــ
الإدارات بما فيها إدارة قسم الطالبات .
2 ــ توزيع صور
القرارت :ــ
-
صور القرارت على
حسب جهة عمل الموظفين
-
صورة من القرار
الإداري للموظف نفسه
-
صور القرارت لقسم
المعلومات بالقوى العاملة ومركز تعبئة المعلومات
-
صور القرارت
لإدارة التخطيط والميزانية وللمالية إذا كان القرار انتدابا أو ارتباطا
ماليا
3ــ توزيع
الأساسات :ـــ
ونقصد به الخطابات
والإثباتات التي تستلزم لصدور القرار الداري ويتم توزيعها على النحو التالي
:ـــ
-
الأساس مع صورة
من القرار لقسم السجلات بالقوى العاملة لحفظها بملف الموظف ويكون ذلك بعد
تسجيل المعاملة من قبل المركز وتسليمها بموجب برنت لقسم السجلات
-
الأساس إلى إدارة
القوى العاملة قسم (الهيئة الغير تعليمية ) إذا كان الأساس يخص متعاقد
-
أساس إلى الإدارة
العليا إذا كان تعميما أو تكليفا قياديا
4 ــ توزيع
المعاملات :ـــ
-
استلام جميع
المعاملات الصادرة من إدارة القوى العاملة إلى قطاعات الجامعة الخارجة عن
مبنى الإدارة العامة وكذلك الواردة إلى القوى العاملة من قطاعات الجامعة
الخارجة عن مبنى الإدارة العامة
-
استلام جميع
المعاملات الصادرة من إدارة العقود والمشتريات إلى قطاعات الجامعة الخارجة
عن مبنى الإدارة العامة وكذلك الواردة إلى إدارة العقود والمشتريات من
قطاعات الجامعة الخارجة عن مبنى الإدارة العامة
-
استلام جميع
المعاملات الصادرة من إدارة التخطيط ـــ الإدارة المالية ــ إدارة
المستودعات ـــ إدارة العلاقات العامة ــ إدارة الإسكان ــ وكيل الجامعة
للتطوير ـــ إلى قطاعات الجامعة الخارجة عن مبنى الإدارة العامة
5 ــ توزيع صور من
التعاميم العامة والتي يحرص على إيصالها ورقيا نظرا لوجود استمارات مرتبطة بها
لجميع قطاعات الجامعة
قسم السكرتارية :ـــ
1. تنظيم
مواعيد واجتماعات مدير المركز
2. تنظيم دخول
الموظفين والمراجعين إلى مدير المركز
3. استلام كافة
المعاملات ثم تصديرها وتصوريها أو توزيعها على حسب توجيهات مدير المركز
4. عمل ملفات حفظ
خاصة بموظفين المركز تحوي قرارتهم وبياناتهم الوظيفية
5. عمل ملفات حفظ
خاصة بالمعاملات الصادرة والواردة من مختلف أقسام الجامعة
6. تنظيم أجازات
موظفي المركز وعرضها على مدير المركز .
7. متابعة الدوام
والتنسيق مع مدير المركز بهذا الشأن .
8. عمل ملف
الإطلاع لمعالي مدير الجامعة .
قسم البريد الداخلي والخارجي
*وحدة البريد
الصادر :-
1- فرز البريد حسب
أنواعه / مسجل – عادي – رسمي .
2- فرزا لبريد الرسمي
/ داخل المملكة – خارج المملكة .
الخارجي / ويخاطب به الملحقات الثقافية في الخارج .
3- إيصال جميع
المراسلات عن طريق مندوب الجامعة إلى بريد المطار .
4- إيصال البريد
المسجل عن طريق البريد المركزي ( البلد ) .
5- تسجيل كافة بيانات
البريد في كشف بريدي معتمد من البريد على الحاسب الشخصي .
6- تم استحداث برامج
حاسب إلي صممت عن طريق موظفي مركز الاتصالات الإدارية لتسجيل بيانات البريد
وحفظها آليا.
7- تسجل معاملات
البريد العادي في كشف خاص printout يقوم مندوب البريد بجولة في جميع الدوائر
الحكومية لتسليم هذه المعاملات في وقت قياسي محدد .
وحدة
البريد الوارد :-
1ــ إحضار الطرود
البريدية من المطار وتوزيعها على صناديق البريد الداخلية للقطاعات التي ليس لها
صندوق بريدي خاص بها.
2ــ استقبال البرقيات
الموجهة من شركة الاتصالات السعودية واستقبال البريد الرسمي الصادر من وزارة
التعليم العالي ومن أمارة منطقة مكة ومن جميع الدوائر الحكومية عموما.
3 ـــ يقوم موظفو هذه
الوحدة بفرز البريد وفرزه أيضا على الدواليب وتسجيل البريد المسجل في الحاسب.